Última atualização: 20/02/2025.
Procedimento aberto para consulta de 20/02/2025 a 20/04/2025.
Procedimento referente à comunicação de falecimento de servidor ativo ou aposentado, visando o registro do óbito em seu cadastro funcional.
Isso permite que a família receba verbas decorrentes desse falecimento, como verbas trabalhistas e pensão. O registro da data de óbito vai permitir apurar se há pagamentos pendentes ou acertos que demandarão estornos de pagamentos.
Lei 7.447 de 18 de abril de 1970 - Disciplina a concessão de pensão, legado e auxílio funeral pelo montepio municipal de São Paulo.
Lei 15.080 de 17 de dezembro de 2009 - Dispõe sobre o benefício da pensão por morte.
DOC: Diário Oficial da Cidade
DRE: Diretoria Regional de Educação
SIGPEC: Sistema Integrado de Gestão de Pessoas e Competências
SME: Secretaria Municipal de Educação
1. Um familiar ou pessoa próxima informa, assim que possível, o óbito do servidor à unidade de trabalho (por telefone, e-mail ou pessoalmente).
BOA PRÁTICA!
Lembre-se que esse momento pode ser bem doloroso para o familiar ou pessoa próxima, a qual está lidando com o falecimento de uma pessoa querida. Sempre que possível, manifeste sua solidariedade nesse momento e busque prestar todas as informações básicas como direitos e medidas a serem tomadas.
2. A unidade de trabalho do servidor deve entrar em contato com a Unidade de Recursos Humanos da Diretoria Regional de Educação (DRE) ou da Secretaria Municipal de Educação (SME), no caso dos servidores da SME, para informar o falecimento. O comunicado deve ser feito o mais rápido possível a fim de evitar pagamentos indevidos.
3. A Unidade de Recursos Humanos cadastra a suspensão de pagamento no SIGPEC por suspeita de óbito, que será confirmada no recebimento da respectiva certidão.
4. Um familiar ou pessoa próxima envia por e-mail ou entrega pessoalmente a certidão de óbito à unidade de trabalho.
5. A unidade de trabalho do servidor confirma a suspeita do óbito e envia por e-mail a certidão à Unidade de Recursos Humanos da DRE ou da SME.
5.1 No e-mail deve constar, ao menos, as informações: Nome completo do servidor, RF, CPF e cargo.
6. A partir da informação do óbito, a depender do vínculo do servidor, o órgão responsável deve realizar as ações abaixo descritas.
| Vínculo do servidor | Órgão | Ação |
| Efetivos | Unidade de Recursos Humanos da DRE ou da SME | Providenciar o cadastro da vacância por falecimento, no SIGPEC e publicar o ato no Diário Oficial da Cidade (DOC) |
| Comissionados | Núcleo Administrativo da Secretaria Municipal de Educação | Providenciar a liberação da vaga do servidor, no Sistema Integrado de Gestão de Pessoas e Competências (SIGPEC), através de Portaria do Secretário e publicar o ato no DOC |
| Admitidos | Núcleo Administrativo da Secretaria Municipal de Educação | Elaborar portaria do Secretário e publicar o ato no DOC |
| Contratados | Unidade de Recursos Humanos da DRE | Providenciar o cadastro da vacância por falecimento, no SIGPEC e publicar o ato no DOC |
ATENÇÃO!
Caso o servidor falecido fosse ocupante de cargo efetivo, no entanto, também exercia função comissionada, deverão ser adotados os procedimentos para ambos os casos.
7. Após a publicação em DOC, a Divisão de Carreiras da SME/COGEP realiza o fechamento do cadastro do servidor no EOL, incluindo a vacância do cargo/função e o motivo.
1. O falecimento do servidor deve ser informado via e-mail à COGEP/ Núcleo de Atendimento <smecogepatend@sme.prefeitura.sp.gov.br>. Na comunicação é encaminhada a respectiva certidão de óbito.
2. A COGEP/DIPAG providencia o cadastro da vacância por falecimento, no SIGPEC.
ATENÇÃO!
Orientações para a Família do Servidor
Pensão
A família deve ser orientada a procurar o IPREM (Instituto de Previdência Municipal) para entender os possíveis direitos relacionados à pensão.
Auxílio Funeral
Todo servidor efetivo, seja ativo ou inativo, tem direito ao Auxílio Funeral. Os procedimentos para solicitação desse benefício podem ser verificados aqui.
Solicitação de Holerite
A família pode solicitar a cópia do holerite, necessário para a solicitação do auxílio funeral, enviando um e-mail para: smecogepatend@sme.prefeitura.sp.gov.br. No holerite também podem ser consultadas consignações e empréstimos pessoais. Caso haja a mensalidade de alguma associação, é interessante entrar em contato para verificar a existência de algum auxílio complementar ou seguro, por exemplo.
Acerto/Pagamento
A família deve procurar a Unidade de Recursos Humanos da DRE ou da SME para verificar possíveis valores pendentes a serem recebidos ou estornados no acerto do servidor. No caso de servidores aposentados, a família deve procurar a Divisão de Pagamentos da SME/COGEP.
Para mais esclarecimentos, assista o vídeo disponível na plataforma CLIC.
Para realizar a publicação do “Comunicado de Falecimento”:
A Unidade de Recursos Humanos (SME ou DRE) autua o processo público no SEI “Comunicações Administrativas: Memorando”, anexando a certidão de óbito e print da tela do SIGPEC na aba “Eventos do Cargo”.
Se o servidor era ocupante de cargo comissionado ou admitido, o processo deve ser encaminhado à unidade SME/Núc_ADM-NOMEAÇÕES solicitando a publicação no DOC.
2.1 A unidade SME/Núc_ADM-NOMEAÇÕES cadastra no SIGPEC a vacância do cargo por falecimento e faz o ato de declarar cargo vago no DOC.
2.2 O processo é encaminhado para assinatura do Prefeito e posterior publicação.
Atenção: No caso de servidores comissionados, orienta-se que esse trâmite seja realizado no mesmo processo SEI de nomeação do servidor, se este ato de nomeação foi realizado via SEI.
3.1 Para servidores lotados na SME, a chefia imediata autua o processo e encaminha para o Núcleo de Apoio e Gestão de Pessoas de COGEP providenciar cadastro no SIGPEC e publicar no DOC.
Modelo da lauda para publicação
SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO
COMUNICADO DE FALECIMENTO
SEI nº XXXX.XXX/XXXXXXX-X
R.F. XXX.XXX.X, VÍNCULO X, NOME DO SERVIDOR
FUNÇÃO: XXXXXXXXX ENQUADRAMENTO: XXXXXX - E.H.: XXXXXXXXXXX
FALECEU EM XX/XX/XXXX.
Autorização, SEI: XXXXXXXXX
O checklist é uma ferramenta apenas para apoiar a conferência do procedimento por parte dos servidores envolvidos. No entanto, ele é uma simplificação e não substitui seu conteúdo. Orientamos que leiam todo o procedimento, em especial o tópico “Procedimentos, prazos e competências”.
| Descrição da ação | Responsável | Conferência |
|---|---|---|
| 1. Informar a DRE via e-mail a suspeita de óbito para interrupção do pagamento | Unidade Educacional | ☑ |
| 2. Enviar posteriormente e-mail com a certidão de óbito, confirmando a suspeita | Unidade Educacional | ☑ |
| 3. Informar a COGEP/DIPAG o falecimento do servidor 4. Anexar certidão de óbito |
DRE Unidade ou familiar em caso de servidor aposentado |
☑ |
| 5. Cadastrar falecimento do servidor no SIGPEG e encerrar todas as telas relativas ao servidor 6. Providenciar publicação no DOC. Informações obrigatórias: Nome completo e registro funcional do servidor, cargo base, nome da última unidade de lotação, código do enquadramento e da estrutura hierárquica, data de falecimento. |
Unidade de Recursos Humanos da DRE ou da SME (para efetivos e contratados) Núcleo Administrativo da SME (para comissionados e admitidos) COGEP |
☑ |
| 7. Encerrar o cadastro do servidor no EOL, incluindo a vacância do cargo/função e o motivo | COGEP / DICAR | ☑ |
A gestão documental é o conjunto de procedimentos referentes à produção, classificação, tramitação, avaliação, reprodução, consulta e arquivamento de documentos.
No âmbito da Administração Pública os documentos possuem maior relevância pois são a forma oficial de comunicação e tratamento das informações. Neles são registradas todas as questões relativas à vida funcional dos servidores, os contratos firmados etc.
Desse modo, recomenda-se a leitura da legislação e do procedimento dedicado a esse assunto pois a correta classificação do documento e do tipo de processo, quando o caso, garante que o documento cumpra com sua finalidade e, ainda, garante sua correta destinação (eliminação ou guarda permanente).
Tutorial - Procedimentos Após Falecimento da Pessoa Servidora (CLIC - PMSP)
Comunicação Oficial: elaboração de atos e publicação no Diário Oficial da Cidade (DOC)
Coordenadoria de Gestão de Pessoas - COGEP