¶ COMUNICAÇÃO OFICIAL: elaboração de atos e publicação no Diário Oficial da Cidade (DOC)
Última atualização: 19/12/2024.
Procedimento aberto para consulta de 20/12/2024 a 20/03/2025.
¶ O que é
Procedimento voltado à elaboração da minuta ou do documento que será publicado e à publicação do ato no Diário Oficial da Cidade de São Paulo (DOC).
O Diário Oficial da Cidade de São Paulo é o meio de comunicação oficial do Poder Público Municipal. É por ele que são publicados os diversos atos administrativos da Prefeitura e de seus órgãos diretos (Secretarias, Câmara Municipal e Tribunal de Contas do Município) e indiretos (autarquias, empresas públicas).
Desde 2023 a plataforma eletrônica exclusiva destinada à publicação de atos oficiais é https://diariooficial.prefeitura.sp.gov.br.
¶ Legislação
Lei 5.075, de 31 de outubro de 1956 - Cria o “Diário Oficial do Município de São Paulo”.
Decreto 46.195, de 10 de agosto de 2005 e alterações - Altera a denominação do Diário Oficial do Município e estabelece regras para sua utilização.
Decreto 57.968, de 07 de novembro de 2017 - Dispõe sobre a elaboração e uniformização dos atos normativos, no âmbito do Poder Executivo Municipal, bem como disciplina o Centro de Referência da Legislação Municipal – CADLEM-SP.
Decreto n° 62.177 de 24 de fevereiro de2023– Institui nova plataforma eletrônica de publicação. Altera as regras para publicação de atos e documentos oficiais e estabelece outras medidas correlatas.
Instrução Normativa SEGES 03, de 31 de março de 2023 - Define o sítio eletrônico oficial para disponibilização da íntegra dos atos e documentos que especifica, e traz orientações e normas complementares objetivando a operacionalização da publicação no Diário Oficial da Cidade de São Paulo e nos painéis da plataforma eletrônica
¶ Siglas
DOC: Diário Oficial da Cidade de São Paulo
DRE: Diretoria Regional de Educação
OSCs: Organização da Sociedade Civil
OS: Organização Social
SEI: Sistema Eletrônico de Informações
SME: Secretaria Municipal de Educação
SEGES: Secretaria Municipal de Gestão
TCMSP: Tribunal de Contas do Município de São Paulo
¶ Procedimentos, prazos e competências
De acordo com o Decreto 46.195/2005, e as alterações promovidas pelo Decreto 62.177/03, são publicados no Diário Oficial da Cidade:
a) Despachos
b) Decisões Administrativas
c) Atos Normativos
d) Instruções
e) Ordens de Serviço
f) Avisos
g) Contratos
h) Convênios
i) Acordos de Cooperação, Termos de Fomento, colaboração e parceria, bem como outros instrumentos congêneres
j) Atas de Audiência e Reuniões
k) Editais de Licitação
l) Chamamentos Públicos e Instrumentos congêneres
m) Demais atos administrativos emanados dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta e Indireta, da Câmara Municipal e do Tribunal de Contas do Município
Há, no referido Diário Oficial, sete cadernos relacionados aos seguintes temas:
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Atos do Executivo: caderno no qual são publicados os atos normativos e administrativos, como a promulgação de leis, razões de veto, decretos, portarias, despachos e demais atos congêneres, expedidos no âmbito do Poder Executivo;
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Servidores: caderno no qual são publicados os atos relativos a servidores, como licenças, avisos de férias, convocações e demais atos congêneres, expedidos no âmbito do Poder Executivo;
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Concursos: caderno no qual são publicadas as autorizações e editais de concursos, listas de classificação, decisões recursais e demais atos relativos a concursos públicos para o provimento de cargos, no âmbito do Poder Executivo;
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Editais: caderno no qual são publicadas as informações dirigidas ao público em geral, para fazer saber a existência de ações da Municipalidade ou de seus agentes, no âmbito do Poder Executivo;
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Negócios: caderno no qual são publicados os instrumentos contratuais e congêneres de convênios, dispensa e inexigibilidade de licitação, de distrato, de registro de preços, de rescisão, os comunicados, avisos de licitação, de anulação e de revogação e demais atos necessários ao atendimento, expedidos no âmbito do Poder Executivo;
ATENÇÃO!
O Painel de Negócios da Prefeitura de São Paulo foi instituído, para centralizar as informações e facilitar a pesquisa das compras, contratos e parcerias realizadas pela Prefeitura do Município de São Paulo diretamente do Sistema Eletrônicos de Informações (SEI).
Nessa ferramenta os documentos são disponibilizados na íntegra, garantindo a devida transparência dos atos da Secretaria.
Os processos que estão disponíveis para o uso da ferramenta, até o momento, são:
- Chamada Pública
- Compra por Ata de Registro de Preço
- Concorrência
- Consulta Pública
- Doação - Despacho
- Inexigibilidade
- Pregão Presencial
- Celebração de Parcerias com Organização Social (OS) (Lei 14.132/06 e Decreto 52.858/11) - Contrato de Gestão
- Celebração de parcerias com Organização da Sociedade Civil (OSCs) (Lei 13.019/14 e Decreto 57.575/16) - Termo de Fomento Leilão
- Pregão Eletrônico Convênio
- Dispensa
- Doação - Chamamento Público
- ConviteTomada de Preços
- Celebração de parcerias com OSCs (Lei 13.019/14 e Decreto 57.575/16) - Termo de Colaboração Celebração de Parcerias com OSCs (Lei13.019/14 e Decreto Municipal 57.575/16) - Acordo de Cooperação
Assim, na descrição do procedimento, você encontrará orientações específicas para publicação no Painel de Negócios. Por ora, basta saber que os assuntos acima relacionados detêm regras diferenciadas para publicação no DOC.
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Atos da Câmara: caderno no qual são publicados os atos normativos, administrativos, de expediente e demais publicações da Câmara Municipal de São Paulo;
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Atos do TCM: caderno no qual são publicados os atos normativos, administrativos, de expediente e demais publicações do Tribunal de Contas do Município de São Paulo.
Atualmente, as publicações oficiais são realizadas exclusivamente pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI!) Todavia, nem todo servidor com acesso ao SEI detém autorização para publicar. No âmbito da SME, é editada Portaria designando os servidores responsáveis pelas publicações.
ATENÇÃO!
A indicação dos servidores responsáveis pelas publicações é realizada por meio de Portaria assinada pelo Secretário Municipal de Educação. Para tanto, estas devem ser encaminhadas pelas Diretorias Regionais de Educação ou pelas Coordenadorias e Assessorias da SME ao Núcleo de Transparência Ativa e Controle Interno – SME/NUTAC.
Assim, vamos ao passo-a-passo do procedimento. Importante destacar que a publicação está fortemente relacionada à elaboração do documento que será publicado, etapa esta que demanda alguns cuidados.
¶ Elaboração da minuta ou do documento que será publicado:
1. Elaborar a minuta ou o documento que será assinado pela autoridade competente, indicando:
a) o processo SEI a que se refere,
b) o assunto
c) a legislação pertinente e atualizada, conforme o caso;
d) nome da autoridade competente e cargo.
1.1. Conforme o caso, em atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, realizar a anonimização dos dados
ATENÇÃO!
A anonimização consiste em um processo para remover ou modificar informações que possam identificar uma pessoa, de forma que os dados anonimizados não podem ser associados a nenhum indivíduo específico.
Ex: A.B.T, para não citar o nome completo (nome de crianças)
XXX.699.638-XX, para não citar o CPF
1.1.1. Não há como definir previamente tudo que precisa ser anonimizado, de modo que o servidor deve realizar a análise caso a caso.
1.1.2. Quando a publicação referenciar os termos em si (Contratos, Termos de Colaboração, Termos de Fomento, entre outros) é importante que tenham dois documentos no processo:
1º - Completo (sem anonimização), com informações de ambas as partes - e com nível de acesso "restrito" no SEI
2º - Documento devidamente anonimizado, com nível de acesso público, que será referenciado na publicação
Para esses termos, SME/NUTAC orienta que o nome não seja anonimizado,
2. No caso de atos normativos, observar a correta enumeração dos artigos e a formalidade exigida, nos moldes do Decreto 57.968, de 07 de novembro de 2017.
3. Os Despachos referentes à licitação ou autorização para realização de despesa, devem conter todos os elementos indicados no Decreto anual de execução orçamentária e financeira.
ATENÇÃO!
A autorização para a realização de despesas é efetuada por meio de despacho da autoridade competente, contendo obrigatoriamente, de acordo com o Decreto anual de execução orçamentária e financeira, os seguintes dados:
a) nome, CNPJ ou CPF do credor;
b) objeto resumido da despesa;
c) valor unitário dos produtos e serviços, valor total do objeto, quantitativo (ainda que estimado), prazo de realização da despesa e demais informações que permitam inferir o custo comparativo da despesa;
d) código da dotação a ser onerada;
e) prazo de realização da despesa;
f) dispositivo legal no qual se embasou a licitação, sua dispensa ou inexigibilidade;
g) se o caso, designação do fiscal do contrato, conforme artigo 117 da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, combinados com o artigo 121 do Decreto nº 62.100, de 27 de dezembro de 2022.
4. Os atos que impliquem em definição de datas (editais, por exemplo), devem ser encaminhados à autoridade competente e, posteriormente, aos publicadores, já com as datas definidas, evitando erros na publicação.
5. Todos os documentos a serem publicados (inclusive planilhas anexas) devem estar com nível de acesso “PÚBLICO” pois outra classificação impossibilita a publicação.
6. Conforme o caso, dependendo do tamanho do documento, da existência de quadros e tabelas que impossibilitem a transposição do conteúdo do documento para o formato padrão dos documentos publicáveis, este poderão ser publicados como anexos e devem ser identificados, indexados e referenciados no corpo do ato do qual faz parte, com indicação no rodapé da expressão "Os seguintes documentos públicos integram este ato".
7. Antes de enviar o processo aos publicadores, checar se está assinado pela autoridade competente.
DICA!
Para garantir a publicação na edição seguinte do DOC, o processo deve ser encaminhado aos publicadores até 16h, cabendo salientar que outros fatores impactam na publicação, como excesso de trabalho e tipo e extensão do documento.
Confira se na sua unidade há horário diferenciado para publicação!!
¶ Publicação do ato
1. As publicações são elaboradas e efetuadas no âmbito da unidade com competência para prática do ato ou assinatura do documento oficial, por meio do servidor especialmente designado para esse fim em Portaria.
1.1. A publicação poderá também ocorrer em unidade subordinada à unidade competente, desde que registrada no documento as informações da autoridade e unidade competentes.
2. O documento deve ser revisado, conferindo se os dados gerais estão corretos como número do processo, nome, RF e/ou CNPJ do interessado e se o ato está efetivamente assinado pela autoridade competente;
3. No caso de autorização para realização de despesa, checar se todos os elementos indicados no Decreto anual de execução orçamentária e financeira foram contemplados pois essas informações serão exigidas em campo específico no momento da publicação (Painel de Negócios) e, ainda, o disposto na Instrução Normativa SEGES 03/2023. Para as publicações no Painel de Negócios, há o detalhamento a seguir.
4. As tabelas, quando não publicadas no corpo do ato, e os anexos devem ser convertidos em formato PDF ou imagem (png, jpeg), anexados na “árvore” do SEI, com nível de acesso público, e, posteriormente, linkadas no documento a ser publicado.
4.1. Por conta de limitações da ferramenta, a leitura de algumas tabelas fica prejudicada no corpo do ato e, portanto, orienta-se que nesses casos, essas tabelas componham a árvore do processo e sejam referenciadas no documento publicado.
5. A publicação é realizada mediante a disponibilização pública do documento em que o ato foi elaborado ou por meio da disponibilização de documento contendo a transcrição da informação, acrescido de nota de rodapé contendo o número de indexação do documento em que o ato fora elaborado.
DICA!
Número de indexação é o número atribuído ao documento no processo SEI. Esse número é único e a partir dele é possível localizar o ato que foi publicado dentro de um dado processo.
6. Na página https://arquip.prefeitura.sp.gov.br/novodoc/ estão disponíveis tutoriais para subsidiar os publicadores, além da relação de documentos SEI que são publicáveis no Diário Oficial de São Paulo
7. Após publicação, anexar o arquivo PDF do Diário Oficial no processo e dar prosseguimento.
ATENÇÃO!
As edições do Diário Oficial da Cidade de São Paulo são veiculadas de segunda-feira à sexta-feira, excepcionando-se as datas consideradas feriados municipais, estaduais ou nacionais e os dias em que não há expediente na Administração Pública Municipal de São Paulo.
Havendo urgência ou interesse público justificado, poderá ser veiculada edição extraordinária do Diário Oficial da Cidade de São Paulo, no mesmo dia de edição anteriormente veiculada ou nos dias em que não houver expediente normal, com numeração sequencial diversa da edição regular. Dada sua excepcionalidade, esse tipo de publicação deve ser autorizada expressamente pelo Secretário da SME e enviada ao Núcleo Administrativo da SME
¶ Retificação, apostilamento ou republicação do ato
De acordo com a legislação, é proibida a supressão, acréscimo ou alteração de informações nos documentos publicados. Para tanto, há uma forma correta de se proceder, conforme as hipóteses a seguir explicitadas:
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Retificação: pretende corrigir algum erro de determinada matéria, desde que não comprometa seu entendimento completo;
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Apostilamento: serve para adicionar informações novas de menor importância no ato normativo, ou seja, pequenas mudanças que não impactam teor da publicação;
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Republicação por conter incorreções: pretende corrigir um erro que compromete a essência do ato. Nesse caso, é necessário refazer a matéria na íntegra.
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Publicação por omissão: é utilizada quando o ato foi assinado pela autoridade competente mas houve omissão na publicação. Considerando que a publicação é condição de validade do ato, pode ser feita por omissão.
ATENÇÃO!
Casos de falta de zelo, má-fé, dano à imagem do Município ou uso inadequado da plataforma de publicação oficial (promoção pessoal, uso de palavras de baixo calão, veiculação de informações inverídicas e exposição de informações sensíveis ou sigilosas) devem ser comunicados à Controladoria Geral do Município.
¶ Padronização para publicação
As publicações devem ser escritas obedecendo os seguintes padrões:
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Fonte: Arial 12
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Formatação: Justificado
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Cabeçalho
a) Número do processo SEI
b) Interessado: unidade a quem interessa o documento
c) Assunto: (Ex: adiantamento, aposentadoria,comunicado, desligamento) -
Texto: Algumas informações podem ser em caixa alta para destaque, tais como nome, siglas etc.
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Assinatura: a assinatura eletrônica não é publicável, por isso é importante descrever a autoridade responsável pelo ato indicando nome e cargo
¶ Publicação - Painel de Negócios
Os tipos de Processos que permitem a publicação por meio do Painel de Negócios no Sistema Eletrônico de Informação (SEI!) são:
- Chamada Pública
- Compra por Ata de Registro de Preço
- Concorrência
- Consulta Pública
- Doação - Despacho
- Inexigibilidade
- Pregão Presencial
- Celebração de Parcerias com OS (Lei 14.132/06 e Decreto 52.858/11) - Contrato de Gestão
- Celebração de parcerias com OSCs (Lei 13.019/14 e Decreto 57.575/16) - Termo de Fomento Leilão
- Pregão Eletrônico
- Convênio
- Dispensa
- Doação - Chamamento Público
- Convite
- Tomada de Preços
- Celebração de parcerias com OSCs (Lei 13.019/14 e Decreto 57.575/16) - Termo de Colaboração Celebração de Parcerias com OSCs (Lei13.019/14 e Decreto Municipal 57.575/16) - Acordo de Cooperação
De acordo com a Instrução Normativa nº 03/SEGES/2023, a publicação no Painel de Negócios do SEI (botão “N”) exige o prévio preenchimento de formulários padronizados, com campos obrigatórios visando capturar todos os dados necessários à divulgação do ato ou documento.
Uma vez preenchido, o formulário padronizado criará um documento na árvore do processo, o qual deverá ser assinado pela autoridade competente e publicado utilizando-se da ferramenta “publicar em diário oficial” (botão “P”).
O documento integral referenciado no documento construído a partir do formulário deverá ter seu nível de acesso registrado como público no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, a fim de ser disponibilizado para acesso ao público externo.
A cada formulário preenchido, assinado e publicado por meio da ferramenta “publicar em painel de negócios” constante da árvore do processo se dará o nome de “evento”, tendo por objetivo:
a) registrar a sequência de etapas necessárias ao cumprimento das formalidades aplicáveis ao procedimento;
b) formar banco de dados para a geração de relatórios gerenciais e atividades de fiscalização e controle interno das contas públicas;
c) padronizar e dar publicidade às etapas do procedimento.
ATENÇÃO!
A publicação pelo Painel de Negócios é obrigatória, de forma que o não atendimento resulta em irregularidade passível de medida disciplinar uma vez que fere a transparência e fragiliza a Administração, que não contará com informações atualizadas em seu banco de dados.
Assim, segue o passo-a-passo do procedimento de publicação no Painel de Negócios:
1. Para registrar uma Publicação em Negócios, o registro do processo do SEI deve ser realizado com o Tipo correto, conforme especificações mencionadas acima:
ATENÇÃO!
Ao incluir um documento publicável no SEI, o botão Publicação já fica visível. Ao clicar, aparecem as seções do Diário Oficial para seleção, com exceção de Negócios. Nesse tipo de publicação, antes do apertar o botão P é necessário clicar no botão N. Assim, a falta de informações sobre o procedimento pode ocasionar erros na publicação.
2. O botão Negócio ficará visível apenas se o processo estiver com o Tipo de Processo adequado, no menu vinculado ao número do processo e não no menu relacionado ao documento.
3. Ao clicar no botão Negócio será disponibilizado à direta o menu de ações para consultar e efetuar a publicação. Para fazer uma nova publicação clicar em Registrar Evento:
4. Ao Registrar Evento, será liberado um menu com os eventos que podem ser realizados:
ATENÇÃO!
Um mesmo procedimento pode produzir mais de um documento publicável. A isso o sistema chama de evento. No caso de uma parceria, por exemplo, o primeiro documento publicável é o despacho autorizatório. Após, há o extrato do termo de colaboração, aditamento etc.
Confira na página eletrônica do Diário Oficial (https://arquip.prefeitura.sp.gov.br/negocios/) a relação de eventos publicáveis no SEI!
5. Ao selecionar o evento desejado, serão liberados os campos a serem preenchidos para a publicação:
Campos obrigatórios:
- Síntese (Texto do Despacho): Deve-se reproduzir a informação na integra do despacho, comunicado ou determinação da autoridade que autorizou o evento.
- Anexo I (Número do Documento SEI): deve constar o nº do documento SEI do despacho, comunicado ou determinação da autoridade que autorizou o evento.
- Data de Publicação: Agenda de quando sairá no DOC, (sempre o dia seguinte).
6. Com todos os dados preenchidos e conferidos clicar em Salvar. O processo retorna ao publicador para assinatura do evento, por meio de um novo documento interno no SEI, gerado automaticamente e visível na árvore:
7. Com o despacho assinado pelo publicador o evento pode ser publicado no botão de Publicação:
8. Com o evento Publicado em Negócios está concluída a publicação, podendo encaminhar para demais providências.
9. O próprio sistema gera automaticamente, no dia da publicação, uma autenticação no documento, informando a seção onde foi publicado o ato e data.
¶ Processo SEI ou Expediente
A publicação é realizada no próprio processo SEI onde o ato administrativo foi elaborado, de forma que não há especificidades para serem descritas neste item.
¶ Modelos
Os modelos podem ser encontrados nos procedimentos específicos.
DICA!
Crie uma pasta compartilhada e insira os modelos mais utilizados pela sua unidade, lembrando de atualizar o “Texto Padrão no SEI”.
¶ Checklist
O checklist é uma ferramenta apenas para apoiar a conferência do procedimento por parte dos servidores envolvidos. No entanto, ele é uma simplificação e não substitui seu conteúdo. Orientamos que leiam todo o procedimento, em especial o tópico “Procedimentos, prazos e competências”.
Para o publicador:
| Descrição da ação | Responsável | Conferência |
|---|---|---|
| 1. Conferir no documento: - número do processo - dados gerais, como nome, RF e/ou CNPJ do interessado - assinatura no ato pela autoridade competente No caso de autorização para realização de despesa: - elementos indicados no Decreto anual de execução orçamentária e financeira - disposto na Instrução Normativa SEGES 03/2023 |
Publicador | ☑ |
| 2. Converter em (PDF/Imagem), tabelas e os anexos da “árvore” do SEI e, posteriormente, linkar no documento a ser publicado. Importante: todo documento publicável deve ter nível de acesso PÚBLICO. |
Publicador | ☑ |
| 3. Acrescentar a numeração e referenciar o ato administrativo, se necessário | Publicador | ☑ |
| 4. Anexar publicação PDF do Diário Oficial no processo, após a publicação, e dar prosseguimento | Publicador | ☑ |
¶ Gestão documental
A gestão documental é o conjunto de procedimentos referentes à produção, classificação, tramitação, avaliação, reprodução, consulta e arquivamento de documentos.
No âmbito da Administração Pública os documentos possuem maior relevância pois são a forma oficial de comunicação e tratamento das informações. Neles são registradas todas as questões relativas à vida funcional dos servidores, os contratos firmados etc.
Desse modo, recomenda-se a leitura da legislação e do procedimento dedicado a esse assunto pois a correta classificação do documento e do tipo de processo, quando o caso, garante que o documento cumpra com sua finalidade e, ainda, garante sua correta destinação (eliminação ou guarda permanente).
¶ Publicações relacionadas
Manual de Publicação no E-PUBLI
Manual de Registro de Negócio Público no SEI
Painel de Negócios: Como publicar as licitações, contratos e parcerias
¶ Procedimentos relacionados
Todos os procedimentos que resultam na publicação de atos no Diário Oficial da Município.
¶ Áreas responsáveis pela escrita e atualização do procedimento
Núcleo Administrativo da SME
Coordenadoria de Compras – COMPS (Painel de Negócios)