Última atualização: 17/12/2024.
Procedimento aberto para consulta de 20/12/2024 a 20/03/2025.
Procedimento relativo à nomeação e à organização de documentos (físicos e digitais) e pastas.
Essa organização é necessária e integra o conjunto de ações relacionadas à Gestão Documental. A correta organização dos documentos facilita a pesquisa e possibilita a gestão eficaz das informações, recuperação dos documentos para consulta e identificação dos que devem ter guarda permanente e dos que podem ser eliminados um dia.
Ainda que a SME não tenha um Código de Classificação de Documentos, este procedimento apresenta dicas e boas práticas que podem apoiar a organização das Unidades Educacionais/ Centros Educacionais Unificados (CEUs), Diretoria Regional de Educação (DREs) e Secretaria Municipal de Educação (SME) durante o período em que se estrutura a gestão documental na Pasta.
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991- Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
CEU: Centro Educacional Unificado
DOC: Diário Oficial da Cidade de São Paulo
DRE: Diretoria Regional de Educação
SEI: Sistema Eletrônico de Informações
SME: Secretaria Municipal de Educação
Documento é informação e faz parte do trabalho de todos os servidores cuidar desse registro, armazenando-o em pastas adequadas e nomeando-o de tal forma que seja possível localizá-lo posteriormente.
Um ambiente de trabalho harmônico e eficiente passa pela boa organização de seus arquivos.
Nesse procedimento, serão apresentadas orientações para a nomeação de documentos e organização das pastas, que tanto podem ser físicas ou eletrônicas.
A organização de documentos físicos deve priorizar a acessibilidade e a rapidez na localização das informações. Para isso, é essencial adotar critérios objetivos e bem definidos. Seguem recomendações importantes:
a) Armazene os documentos em um local protegido de intempéries climáticas, limpo e sem umidade.
b) Evite o uso de estantes e prateleiras de madeira, pois estas podem ser suscetíveis a cupins.
c) Certifique-se de que o local esteja livre de agentes que possam danificar o papel, como poeira e luz solar direta.
a) Identifique e classifique os documentos de acordo com as atividades ou funções de quem os produziu.
b) Utilize ferramentas como o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade para orientar a organização.
c) Separe os documentos conforme o tipo (ofícios, memorandos, relatórios, processos, eventos, convites e etc.).
a) Use pastas e caixas adequadas para evitar que os documentos amassem ou rasguem.
b) Guarde os documentos na posição vertical, garantindo melhor conservação.
a) Rotule pastas e caixas com linguagem objetiva e formal, incluindo dados essenciais para a localização dos documentos.
b) Não utilize termos como “diversos” ou outros que dificultem a identificação dos documentos.
c) Elabore um índice para facilitar a busca e localização das pastas e documentos.
d) Ao retirar um documento, devolva-o ao local correto após o uso.
Remova clipes, elásticos, post-its e colas antes de armazenar os documentos, pois esses materiais podem causar deterioração ao longo do tempo.
Estabeleça um ou mais métodos de ordenação, como:
Numérica simples;
Cronológica;
Numérico-cronológica;
Alfabética;
Geográfica;
Temática.
Exemplo: Prontuários de estudantes podem ser organizados por classes e em ordem alfabética, enquanto ofícios podem ser arquivados por data.
Nomeação de arquivo
1. Ao nomear um arquivo, observar essas regras gerais:
a) O nome deve contemplar os elementos necessários para sua localização de forma rápida e precisa, independentemente da pasta onde está armazenado. Para tanto, utilizar uma classificação que faça sentido para você e sua equipe.
b) Não utilizar palavras como “Planilha”, “Power Point” e “Documento”.
c) Evitar o nome de pessoas e departamentos.
d) Evitar o uso de siglas e abreviaturas não utilizadas habitualmente pois pode dificultar a consulta.
e) Não utilizar “ç”, acentos e caracteres especiais (@, /, % etc.)
Ex.: APM – Ata de eleição - 2024-02-19
CMC – Pauta da reunião -2024-04-22
PPP – 2024 – v.1
2. Adicionar “versão” ao título.
Ex.: “Plano de Trabalho_v1”
“Licença maternidade_v2”
BOAS PRÁTICAS
Controle de versões
O controle de versões é importante para registrar de forma padronizada as diferentes versões de um mesmo documento, quando necessário.
Evite a indicação do nome de quem trabalhou no documento, pois fere o princípio da impessoalidade e atrapalha o processo de organização. Evite também adjetivos, como por exemplo “Manual - versão finalíssima de verdade”
No caso de rascunhos, a numeração deverá ser 0.1, 0.2, 0.3 etc.
Ex: Manual de Normas e Procedimentos_ v0.1
Se o documento passou por alguma etapa de aprovação e houve mais alterações, nomear com 1.0, 1.1, 1.2 etc.
Caso haja mais etapas de aprovação e validação, basta inserir o número inteiro que vem na sequência, como 2.0, 3.0, 4.0, 5.0 etc.
Caso exista muitas versões do mesmo documento, o uso de uma tabela de controle de versões pode ser útil para facilitar sua localização.
A tabela deve indicar a versão do documento e as alterações que foram realizadas.
Exemplo
| Controle de versões | ||||
|---|---|---|---|---|
| Versão | Alterações | Data | Autor | Revisor |
| v. 0.1 | Rascunho inicial | |||
| v. 0.2 | Primeiro esboço - para consulta da equipe | |||
| v. 0.3 | Segundo esboço - incorporando alterações da equipe | |||
| v. 1.0 | Versão final aprovada pela chefia | |||
| v. 1.1 | Revisão das regras do projeto | |||
| v. 1.2 | Aprovado pela chefia |
3. Em alguns casos, é importante apontar a data no nome do documento.
Ex.: Conselho de Escola - Ata Reunião - 2024-04-04
4. Em outros casos, é importante destacar o órgão de destino ou de origem do arquivo. Use apenas siglas conhecidas. As que não forem de uso amplo devem ser evitadas.
Ex.: TCM - Ofício 2024-2 – prestação de contas do PTRF
5. No caso de fotos, prosseguir da seguinte maneira: órgão_evento_AAAA-MM-DD.
Ex.: DRE_Formacao de Professores_2024-11-06
Também é interessante inserir o local, a depender da ocasião.
6. Para atos normativos, ofícios e outros documentos que possuam numeração, é necessário inserir o número e o ano.
Ex.: Ofício Educação 2-2024
Ofício TCM 2-2024_resposta
7. Atos normativos publicados no Diário Oficial da Cidade de São Paulo (DOC) devem ser salvos em pdf.
Ex.: Portaria SME_30-2024-DOC
1. Mantenha os documentos em pastas do setor/projeto/programa/unidade educacional e evite deixá-los somente em sua área pessoal. O que vale para o documento físico, vale para o digital: deve ser localizável por todos da equipe de forma intuitiva.
2. Nomear as pastas de modo a contemplar a função, subfunção, atividade e a série documental adequada. As vezes ela pode indicar a localidade, etapa do projeto, data ou órgão.
3. Atentar para que não haja mais de 4 níveis de pastas, pois dificulta o acesso prático à informação.
4. Criar atalhos na área de trabalho para as pastas mais trabalhadas para facilitar o acesso. Não duplicar pastas e/ou arquivos.
5. As pastas têm níveis de acesso, de modo que cada membro da equipe, de acordo com as suas atribuições pode alterar as pastas nas áreas nas quais trabalha, além de visualizar todas.
6. Se o documento precisar ficar em uma máquina específica, realize backup periodicamente, peça auxílio da área de TI, sempre que necessário.
BOAS PRÁTICAS
Sistema SEI
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma ferramenta de trabalho que em sua estrutura segue todas as recomendações supracitadas, e possibilita ao usuário aplicar as boas práticas de guarda de documentos.
Na abertura de processo, por exemplo, deve-se nomeá-lo e incluir documentos referentes a ele. É nesta etapa que o usuário precisa atentar-se aos padrões de nomeação de arquivos.
No SEI também é possível adicionar ‘Acompanhamento Especial’ para aqueles processos prioritários em que a unidade originária do processo gostaria de acompanhar o andamento depois que o processo é tramitado para outra área. Neste caso, cabe ao usuário prosseguir da seguinte maneira:
1. Clicar em ‘acompanhamento especial’
2.Clicar em ‘adicionar’ (ícone de adição)
3. Escrever nome do grupo
4. Escrever observação contendo o assunto do documento
Também é possível adicionar à Favoritos, quando julgar necessário
Não se aplica.
Não há.
Não se aplica.
Não há.
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